Hoe ik mijn marketingplanning manage en focus houd

Vraag jij je wel eens af of je de juiste prioriteiten hebt? Of dat je de dag begint met de vraag wat zal ik vandaag eens oppakken? En misschien vergeet je, net als ik in het verleden, goede ideeën uit te voeren. In deze post leg ik uit hoe ik deze vragen voorkom en hoe jij dat ook kunt bereiken.

Leg vast wat je wil bereiken

Allereerst wil je mijlpalen in zicht hebben, want zonder doel bereik je niks. Het opstellen van doelen kan een onderdeel zijn van je marketingplan, maar je kunt ook op korte termijn doelen stellen. Bijvoorbeeld aan het begin van de maand kun je een lijst maken.

Doelen januari:

  • drie gastblogs schrijven
  • alle meta titles in mijn site verbeteren
  • 1000 nieuwe Facebookfans werven
  • twee nieuwsbrieven versturen
  • een nieuw logo laten ontwerpen
  • elk product van minimaal twee alinea’s tekst voorzien

Door zo’n lijst op te stellen maak je een commitment. Dit zorgt voor minder afleiding. Nu je een startpunt hebt voor je doelen wil je structuur aanbrengen.

Werk met projecten en todo’s

In mijn vijf jaar bij MediaCT heb ik altijd nauw samengewerkt met Caspar Hardholt. Caspar heeft binnen MediaCT het projectmanagement opgezet en is nog steeds bezig de processen te optimaliseren. Hier heb ik veel van geleerd. Als iemand die veel ideeën heeft en snel afgeleid is, heb ik structuur nodig.

Basecamp
Hoewel MediaCT inmiddels is overgestapt op een ander systeem, gebruik ikzelf nog steds Basecamp. Deze tool zet ik in voor eigen projecten en is ook de projectmanagement tool bij Schweigmann, waar ik drie dagen per week werk als marketing manager.

Screenshot van de Basecamp site

In Basecamp werk je met projecten, to-do lijsten en to-do’s. Een project kan bijvoorbeeld ‘SEO’ zijn. Hieronder heb je dan to-do lijsten als linkbuilding, on-page optimalisatie en landingspagina’s. Elke lijst bevat bijbehorende to-do’s. Per to-do kun je nog opmerkingen plaatsen.

Screenshot van een to-do lijst voor Schweigmann.nl

Door een tool voor projectmanagement in te zetten creëer je overzicht en structuur. Dit is ongeveer hoe ik structuur krijg in mijn werk door Basecamp.

  • Van meeting naar to-do. Na een meeting heb je een lijst met to-do’s. Deze zet ik direct na, soms tijdens de meeting, in Basecamp.
  • Van e-mail naar to-do. Als ik een e-mail krijg waar een actie in zit, zet ik de actie in Basecamp en als het kan archiveer ik dan de e-mail.
  • Van idee naar to-do. Deze is heel belangrijk. Ik heb veel ideeën. Het gevaar is dat ik zo enthousiast ben, dat ik wat ik aan het doen was laat liggen. Wat ik probeer te doen is om het idee naar een to-do uit te werken en in een comment te zetten waarom ik er enthousiast over ben.

Ikzelf ben altijd een ideeënspuwer geweest. Ik zie veel kansen en vindt veel dingen interessant. En ben daardoor ook snel afgeleid. Uiteindelijk is te veel afleiding slecht voor je productiviteit en het leidt je af van wat je wil bereiken. Maar stoot het ook niet af. De beste ideeën ontstaan wanneer je met iets anders bezig bent. Door te werken met tool als Basecamp kun je ideeën snel kwijt, zonder dat je bang hoeft te zijn dat je je idee vergeet.

Adopteer een projectmanagement tool en je hebt overzicht. De volgende stap is dat je je tijd wilt indelen. Nu kun je in Basecamp werken met due dates, maar dit is nog niet een planning.

Planning via Google Calender

Een manier om te plannen is via een agenda. Bij Schweigmann hebben we Google Calendar ingezet.

Google Calendar

Wat je hierboven ziet is een screenshot van de Google Calendar. De blauwe vlakken zijn van mij, de gele van George Schweigmann, mijn directe collega bij Schweigmann.nl.

De allereerste to-do op maandag is ‘doorlopen to-do’s en inplannen in Calendar’. Op deze manier voorkomen we dat er to-do’s blijven liggen. Om tien uur volgt de kickoff met het team, waaruit ook weer ideeën en to-do’s komen.

Soms plan ik een to-do los in Google Calendar, maar zoals je ziet kun je ook een to-do lijst plannen.

Voordelen van Google Calendar

  • Gedeelde agenda’s. Ik kan niet alleen zien wie waar mee bezig is, maar ook agenda’s beheren.
  • Overzicht. Je ziet direct waar je vandaag en de rest van de week mee bezig bent. Ook weet je snel of je deze week of maand nog ruimte hebt voor een nieuw project.
  • Werkt prettig. Niet onbelangrijk is dat een tool goed werkt. In Google Calendar is het makkelijk om nieuwe afspraken te maken en ze te verplaatsen. Als je een keer een afspraak of to-do niet redt, kun je hem makkelijk verplaatsen.

Zero inbox policy

Eerder noemde ik al dat ik e-mails omzet naar to-do’s. Ik ben een voorstander van de zero-inbox policy. Dit houdt in dat je alle informatie die je via de e-mail binnenkrijgt verwerkt in de juiste tools en systemen. Mijn e-mail manage ik als volgt:

  • Is de e-mail puur informatief? Dan lees ik de mail en archiveer ik hem.
  • Zit er een actie aan verbonden die ik direct en binnen twee minuten kan uitvoeren? Als ik die tijd heb, rond ik de actie direct af en archiveer ik de e-mail.
  • Zit er een actie aan verbonden die mij meer tijd kost? Dan zet ik de actie in Basecamp en archiveer ik de e-mail.
  • Zit er een actie aan voor iemand anders? Dan stuur ik de e-mail door en archiveer ik de e-mail.

Ik ga hier verder niet heel diep op in. Er is online voldoende geschreven over ‘zero inbox’. Deze presentatie is een prima plek om te starten.

Wat je wilt voorkomen is dat je to-do’s op verschillende plekken staan, als dat niet nodig is. Elke e-mail die ik binnenkrijg waar ik niet direct snel iets mee kan doen, maar ik een to-do van in Basecamp.

Weekly Kickoff

Elke maandachtochtend hebben we bij Schweigmann een weekly kickoff. In deze kickoff bespreken we de acties van de afgelopen week en de planning van de komende week. We hebben een gedeelde agenda via een Google Doc waar iedereen agendapunten op kan toevoegen.

De kickoff helpt ons ten eerste om beslissingen op openstaande vraagstukken te vinden. Daarnaast is de kickoff altijd een bron van nieuwe ideeën die vaak voortvloeien uit de resultaten die we bespreken.

Zorg dat je niet gaat cherry picken

Cherry picken betekent dat je uit een lijst van to-do’s altijd begint met de taken die je op dat moment het liefst oppakt. Het gevaar is dat belangrijke projecten die minder leuk zijn om op te pakken blijven liggen. Je gaat natuurlijk liever een schets maken van een redesign van je homepage, dan dat je een financiële analyse gaat maken. Tenminste, ik wel.

Als je een planning maakt, zoals ik aangeef met Google Calendar, los je dit probleem deels op. Maar nog steeds plak je je week of maand liever vol met de leukere projecten. Of met projecten die op korte termijn goed zijn om op te pakken, maar blijven de projecten liggen die op lange termijn voordeel opleveren.

Nu ben ik er nog niet helemaal uit hoe ik dit kan voorkomen. Wel heb ik voor mezelf per week een overzicht gemaakt van alle marketingkanalen. Per kanaal heb ik aangegeven hoeveel uur ik hieraan wil besteden. Zo probeer ik aan elk kanaal het juiste aantal uren te besteden dat ik nodig acht. Zo houd ik erg van SEO en e-mail marketing, maar ik moet ook social en CPC campagnes bijsturen en analyseren.

Als je goede ideeën hebt om je marketingplanning te managen, laat ze horen in de comments!

Reacties zijn gesloten.